Як правильно прошивати документи

Про діловодстві

правильно Вести діловодство стало найбільш актуальним в сучасному суспільстві, так як від цього залежить не тільки, щоб який-небудь документ був знайдений вчасно, але і авторитет організації знаходиться на високому рівні. Ця важлива частина, складова канцелярські справи не така вже й проста, як це здається з першого погляду. Безумовно, цією важливою справою повинен займатися фахівець.

Підготовка документів для підшивки

У будь-якій організації ведеться архівна справа, куди складаються документи на зберігання. Для того щоб врахувати всі папери на місці важливо правильно вести процедуру їх реєстрації. У спеціально заведених журналах повинні відображатися номери вхідних і вихідних листів, документів або будь – яких інших цінних паперів. Відповідно потрібно зробити звірку наявності всіх наявних на підприємстві або його підрозділі документи. У випадку, якщо всі папери на місці, то їх слід акуратно пронумерувати. Номери аркушів проставляють зазвичай у верхньому парів куті олівцем, зрозуміло, на вільному полі. Різні фотоматеріали, креслення, схеми пронумеровуються у верхньому полі лівого кута. Бувають документи, виконані на великих форматах, наприклад, А0, А1, А2, А3 при нумерації їх розгортають і точно також проставляють олівцем номери сторінок у правому верхньому куті. Бути може в одному листі документів закладено декілька, в цьому випадку на конверті вказується кількість вкладених документів з їх поіменної описом.

Підготовка інструментів і матеріалів для зшивання

Виконати товсту підшивку документації також непросто. Інструменти для прошивання товстих шарів паперу повинні бути під рукою. Можна використовувати шило, товсту голку або дирокол. Хоча це все застаріло. У багатьох організаціях є невеликі свердлильні верстати, діаметр свердел досить невеликий. У подібному обладнання є всі необхідні для затиску пристосування, що значно полегшує працю. Єдине, що повинен дотримуватися діловод – це техніку безпеки, а саме, користуватися захисним екраном або щитком, що закриває все обличчя, що б дрібні частинки папери не пошкодили очі або на шкіру обличчя. Якщо застосовувати для проколювання документів шило, то перед початком роботи потрібно оглянути його на відсутність сколів, тріщин або інших пошкоджень. Цей інструмент повинен мати ручку, за яку зручно взятися. Нитки для зшивання краще підійдуть товсті бавовняні, але можна використовувати і синтетичні. Голки використовуються товсті з великими і довгими вушками.

Процес зшивання документів

Документи акуратно складаємо, починаючи з першої по останню сторінку. На першій сторінці в лівому чистому полі робимо розмітку. Ділимо це поле вздовж навпіл, потім відзначаємо на цій лінії середину, від якої вправо і вліво відкладаємо по три сантиметри і відзначаємо їх місце розташування. Потім починаємо виконувати отвори для безпосередньої прошивки. Відрізаємо нитку потрібно довжини, при цьому вузлик не потрібен. Починаємо прошивати документи знизу до верхньої сторінки і залишаємо хвостик нитки, щоб його довжина склала дві товщини прошиваемых документів і 10 сантиметрів додатково. З протилежного боку робимо точно також, при цьому використовуємо цю ж нитку. Потім кінці залишилися на першій сторінці ниток почергово з допомогою голки протягаємо через центральну позначку. Всього цю операцію проробляємо двічі. З нижньої сторони прошитих документів робимо вузлик і наклеюємо кінці ниток на папері з допомогою кальки, на яку попередньо ставимо свій підпис і дату, а також кількість прошнурованих аркушів. Потім наносимо канцелярський клей на приклеєний листок.

Відео приклад

Залиште свій коментар

Ваша e-mail адреса не оприлюднюватиметься. Обов’язкові поля позначені *